Wie kann eine digitale Transformation im HR stattfinden?

Abgesehen von den technologischen Möglichkeiten braucht eine HR-Abteilung umfassende digitale Kompetenzen – Methoden als auch Knowhow. Denn die Personalabteilung nimmt in der digitalen Transformation eine Schlüsselrolle ein. Sie sollte daher mit gutem Beispiel vorangehen – als Vorreiter sozusagen. Angst vor Veränderung ist hier fehl am Platz. Spezielle Softwarelösungen wie die von Refline unterstützen HR-Abteilungen: beispielsweise bei der Automatisierung und Optimierung von Rekrutierungsprozessen und Arbeitsabläufen und schaffen Zeit für die Entwicklung neuer Strategien. 

Denn: mit minimalem Aufwand kann enorm viel optimiert werden. Digitalisierung ist kein Selbstzweck an sich – sondern Mittel zum Zweck. 

Am Beispiel des Rekrutierungsprozess lässt sich dies wunderbar aufzeigen. Inserate und Karriereseite sind die Visitenkarte eines jeden Unternehmens. Mit minimalem Aufwand optimierst Du den Arbeitgeberauftritt und die Candidate Experience – sozusagen die Visitenkarte – und zeigen nach aussen einen modernen, digitalen Auftritt. Gleichzeitig gewinnst Du dank digitalen Rekrutierungsprozessen an Effizienz und Zeit, die Du wiederum in wertvolle Gespräche mit Bewerbenden und neue Rekrutierungsstrategien (z.b. Active Sourcing) investieren kannst. Der Rekrutierungsprozess ist in Bezug auf die digitale Transformation ein wichtiger Startpunkt. 

Hier zeigt sich somit sehr schnell, an welchem Punkt der digitalen Transformation sich Unternehmen befinden: Im Wettbewerb um die besten Talente gewinnen die fortschrittlichen Unternehmen, die eher rückständigen verlieren auf lange Sicht.

Doch wie kann die digitale Transformation gelingen? Eine organisierte und strukturierte HR-Abteilung sollte sich die folgenden Schritte vornehmen:  

1. Klare Ziele setzen: Wohin soll es gehen? Klare Ziele sind wichtig, um die ideale Technologie für das Unternehmen und Vorhaben zu nutzen. 
2. Für Unterstützung sorgen: Bei solch einer wichtigen Transformation ist jede Unterstützung Gold wert. Kümmere dich früh genug darum. 
3. Teilprojekte definieren: Achte zu Beginn auf leicht erreichbare Ziele. Optimiere immer einen Bereich von A bis Z. Damit das Ziel auch erreicht wird, lege zusätzlich ein Start- und Enddatum fest. Ist ein Bereich erfolgreich abgeschlossen, gehe zum nächsten über. 
4. Prioritäten setzen: Überlegen genau, welcher Schritt auf den nächsten folgt bei diesem andauernden Prozess. Wann sind welche Massnahmen geplant und müssen umgesetzt werden? 
5. Fazit ziehen: Werte nach einigen Monaten aus, wie gut sich neue Tools und Softwares eignen und ob sie zum Unternehmen passen. Sind sie effektiv und bringen die versprochene Leistung? Unterstützen sie die veränderten Arbeitsabläufe?

Doppelrolle der HR-Abteilung in der digitalen Transformation

Die HR-Abteilung hat eine Doppelrolle inne: HR ist strategischer Partner und für die kulturellen sowie strukturellen Veränderungen zuständig. 

Zeitgleich muss es auch dafür sorgen, die digitale Transformation im Personalmanagement voranzubringen. Es soll also moderne Führungs- und HR-Prozesse gestalten – und dabei zusätzlich die Organisation in diesem Change-Prozess begleiten. Die internen und externen Erwartungen an HR-Teams und ihre Fähigkeiten sowie Qualifikationen steigen. Zudem braucht es sowohl digitale Kompetenzen als auch eine entsprechende Führungs- und Unternehmenskultur. Glaubwürdig wirkt ein digitaler Umbruch aber nur, wenn HR selbst proaktiv ist und die eigenen Prozesse digitalisiert hat. Besonders herausfordernd: Es besteht oftmals ein Mangel an finanziellen Mitteln sowie personellen und zeitlichen Ressourcen. Ausgeklügelte Softwarelösungen wie Refline können hier besonders hilfreich sein und Entlastung schaffen. Mit minimalem Aufwand sorgt eine optimal integrierte E-Recruiting-Software in der HR-Abteilung für ein besseres Ressourcenmanagement und weniger Verwaltungsaufwand.

Vorteile der digitalen Transformation in der Rekrutierung

Wer die digitale Transformation im HR wagt, wird mit vielen positiven Aspekten belohnt:

• effizientere Umsetzung neuer Strategien und Prozesse durch verbesserte Arbeitsabläufe und Automation 
• bessere Daten und schnelle Umsetzung von Neuerungen und Ideen 
• Kosten- und Effizienzgewinn durch die Reduktion des administrativen Aufwandes (mit einem Refline-Projekt haben Kunden einen minimalen initialen Aufwand) 
• Erhöhung der Wertschöpfung des HR-Teams: mehr Ressourcen für wertschöpfendere Tätigkeiten wie die Unterstützung in Führungsprozessen oder Zeit für persönliche Gespräch mit Bewerbenden 
• positiver Eindruck nach aussen durch moderne Inserate und attraktiven Auftritt

Fazit

HR-Abteilungen müssen Mut, eine moderne Denkweise und Feingefühl mitbringen, um die digitale Transformation meistern zu können. Nur so können auch die vielen Vorteile der Digitalisierung optimal genutzt und ausgeschöpft werden. Die Bereitschaft, Änderungen voranzutreiben und vorzuleben, ist essenziell. 

Gerade Recruiting-Prozesse sind ein optimaler Startpunkt, um die digitale Transformation einzuleiten. Es ist ein klar abgrenzbarer Prozess mit garantiertem Erfolgserlebnis und maximaler Aussenwirkung. 

Starte mit diesem Prozess und optimiere diesen. Es muss nicht das Ziel sein, alle Prozesse auf einmal zu optimieren - anfangen lohnt sich!