Qu’est-ce que la planification des effectifs ?

La planification des effectifs est une tâche essentielle au sein des ressources humaines. Elle garantit que les besoins en personnel d’une entreprise soient satisfaits de la manière la plus efficace possible. Ce n’est que dans ces conditions qu’une entreprise peut fonctionner de manière rentable et productive. Une planification réaliste et bien structurée des effectifs permet d’identifier rapidement les pénuries de personnel et d’y remédier. Elle permet également de planifier des programmes de formation et de perfectionnement. La planification des effectifs est souvent définie comme l’anticipation prospective des mesures futures liées au personnel. Elle vise à garantir que – à court, moyen et long terme – le nombre et la qualité nécessaires de collaborateurs soient disponibles au bon moment, au bon endroit, et en accord avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.*

Outils de planification des effectifs

On distingue les outils actifs et passifs de planification des effectifs : 

Les outils actifs incluent le développement de programmes de formation et de perfectionnement pour les collaborateurs. Ceux-ci permettent d’établir des compétences spécifiques et une expertise au sein des départements. D'autres outils efficaces comprennent les incitations financières, les programmes de développement personnalisés ou encore des avantages supplémentaires. Important : ces mesures doivent être utilisées de manière stratégique, les budgets étant limités. 

Les outils passifs incluent, par exemple, l’implication des collaborateurs : ceux-ci peuvent partager les offres d’emploi sur leurs réseaux sociaux ou participer à des programmes de recommandation. Il est également possible d’encourager les candidatures spontanées afin de démontrer l’ouverture à de nouveaux talents.

Tâches et objectifs de la planification des effectifs

Tâches :

• La planification du personnel vise à optimiser à la fois la structure actuelle et future des effectifs.
• L’objectif principal est d’atteindre les objectifs de l’entreprise grâce à une dotation optimale.

Cette planification se divise généralement en cinq domaines principaux :

Planification des effectifs existants : décrit l’état actuel et constitue la base d’une planification précise. Cela implique l’évaluation des ressources humaines existantes de l’entreprise.  

Planification des besoins en personnel : définit l’état futur souhaité et anticipe les évolutions tant qualitatives que quantitatives.  

Développement du personnel : détermine les compétences actuelles au sein de l’effectif et évalue les formations ou perfectionnements potentiellement utiles. L’objectif est de renforcer la motivation et les qualifications grâce à des opportunités d’apprentissage ciblées.

Recrutement : si la planification des besoins révèle une pénurie de personnel qualifié, il devient nécessaire de recruter. Cela comprend le développement de la marque employeur et le sourcing actif – au cœur du recrutement externe. Le recrutement interne, quant à lui, consiste à réaffecter des ressources existantes.  

Planification des sorties de personnel : en cas de restructuration ou d’automatisation, un excédent de personnel peut apparaître. Les licenciements ne sont pas toujours nécessaires – des alternatives comme la réaffectation, la réduction du temps de travail, la réduction des heures supplémentaires, le chômage partiel ou la retraite anticipée peuvent être envisagées.  

Objectifs de la planification du personnel

L’objectif est d’atteindre une structure de personnel idéale – en conciliant satisfaction des collaborateurs et objectifs stratégiques de l’entreprise. L’ensemble du dispositif doit être aussi efficace que possible, grâce à une utilisation optimale des effectifs. En tant qu’élément clé de la planification globale de l’entreprise, la planification du personnel joue un rôle essentiel dans le maintien de la compétitivité. Lorsqu’elle est bien menée, elle améliore la productivité et l’efficacité en assurant la couverture de tous les besoins en personnel. Le but ultime est d’atteindre et d’optimiser en continu un état idéal de dotation.  

Types de planification du personnel

Planification stratégique du personnel

La planification stratégique du personnel évalue la situation actuelle de l’effectif et initie des mesures pour atteindre l’état cible. Elle est essentielle pour maintenir la compétitivité à long terme et pour atteindre les objectifs de l’entreprise dans les délais prévus. Une planification anticipative est primordiale : savoir combien de personnes manquent, où une formation est requise et quelles autres mesures doivent être prises.  

Planification quantitative et qualitative du personnel

• La planification quantitative concerne les entrées et sorties de personnel, incluant les démissions, les départs à la retraite, les congés parentaux, les décès, ou les incapacités, ainsi que les retours de congé, les arrêts maladie de longue durée, la rétention des apprentis ou les nouvelles embauches.
• La planification qualitative évalue si les collaborateurs possèdent les compétences essentielles requises. Les exigences du poste sont-elles remplies – ou faut-il développer des compétences supplémentaires ?