Was ist Bewerberkommunikation?
Bewerberkommunikation bezieht sich auf den Austausch zwischen einem Unternehmen und einem potenziellen Bewerbenden. Sie umfasst die Kommunikation während des gesamten Bewerbungsprozesses, von der Stellenausschreibung bis zur Entscheidung des Unternehmens. Eine effektive Bewerberkommunikation sollte klar, präzise und zeitnah sein und die Bewerbenden über den Fortschritt der Bewerbung auf dem Laufenden halten.
Warum ist Bewerberkommunikation wichtig?
Eine gute Bewerberkommunikation kann für Unternehmen viele Vorteile bringen. Ein wichtiger Vorteil ist, dass sie dazu beitragen kann, ein positives Image des Unternehmens aufzubauen. Wenn Bewerbende das Gefühl haben, dass ihre Bewerbung wertgeschätzt wird und sie während des Bewerbungsprozesses gut betreut werden, werden sie eher eine positive Meinung über das Unternehmen haben. Dies kann dazu beitragen, dass sich auch in Zukunft mehr qualifizierte Bewerbungen für offene Stellen des Unternehmens interessieren. Darüber hinaus kann eine effektive Bewerberkommunikation dazu beitragen, die Bewerbungszeiten zu verkürzen. Wenn Bewerbende regelmässig über den Stand ihrer Bewerbung informiert werden, sind sie weniger geneigt, sich bei anderen Unternehmen zu bewerben. Dadurch kann das Unternehmen schneller qualifizierte Bewerbungen einstellen.
Bewerberkommunikation: Transparenz, bitte!
Die Stellenanzeige ist online, die ersten Bewerbungen gehen bei Dir ein. Jetzt kommt es darauf an: Um sich als Arbeitgebermarke attraktiv zu positionieren, die passenden Talente anzusprechen und im Bewerbungsprozess von sich zu überzeugen, ist die richtige Bewerberkommunikation essenziell. Kommuniziere offen, zeitig und individuell mit Bewerber:innen, zahlt das positiv auf Deine Employer Branding ein. Aber was macht eine wertschätzende Bewerberkommunikation überhaupt aus?
Transparenz ist wichtig. Niemand wartet gerne lange auf eine Antwort – erst recht nicht, wenn es um den Status der eigenen Bewerbung geht. Lasse die Kandidaten und Kandidatinnen nicht im Dunkeln tappen und bestätige den Eingang der Unterlagen umgehend. Eine E-Recruiting Software wie Refline verschickt diese Empfangsbestätigung automatisiert. Ebenso ratsam ist es, Bewerbende regelmässig über den Zwischenstand des Bewerbungsprozesses zu informieren. Dafür reicht eine kurze E-Mail mit dem Rekrutierungsstand und den geplanten nächsten Schritten. So vermeidest Du, dass sich die Talente schlecht betreut fühlen, das Interesse verlieren oder das Gefühl haben, Deine Unternehmenskultur passe nicht zu den eignen Werten.
Es ist wichtig, dem Bewerbenden von Anfang an klar zu machen, was vom Bewerbungsprozess erwartet werden kann. Dies beinhaltet den Zeitrahmen für die Entscheidungen des Arbeitgebers sowie das Verfahren für die Vorstellungsgespräche.
Beispiel: "Wir möchten Dich darüber informieren, dass wir innerhalb von zwei Wochen nach Bewerbungsschluss alle Bewerbungen prüfen werden. Wenn Du für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden, werden wir Dich innerhalb von weiteren zwei Wochen informieren. Bitte beachte, dass unser Bewerbungsprozess mehrere Schritte umfasst, darunter ein oder zwei Vorstellungsgespräche und gegebenenfalls auch ein Assessment Center."
Eine gute Bewerberkommunikation kann auch durch eine klare und professionelle Kommunikation im und nach dem Vorstellungsgespräch erreicht werden. Unternehmen sollten sich Zeit nehmen, um auf Fragen der Bewerbenden einzugehen und ihnen ein klares Bild davon zu vermitteln, was von der Person erwartet wird, wenn sie die Stelle erhält.
Nicht von der Stange: Kommuniziere individuell
Eine individuelle Kommunikation zeugt von Wertschätzung und Verständnis. Egal ob Du den potenziellen Kandidat:innen absagst, für den Erhalt der Bewerbung danken oder einzelne Talente zum Vorstellungsgespräch einladen: Investiere etwas Zeit in Deine E-Mails und Co. Der Unterschied zwischen unpersönlichen Standard-Antworten und individuellen Nachrichten ist deutlich und schafft Vertrauen. Bei Absagen ist es wichtig, konkrete Absagegründe zu nennen. Dies erlaubt den Bewerbenden, den Entscheid besser nachzuvollziehen und wirkt wertschätzend.
Möchtest Du Dir Zeit und Mühe sparen, die Absageschreiben selbst formulieren zu müssen? In dieser kostenlosen Vorlage findest Du praxiserprobte und bewährte Formulierungen für Absageschreiben.
Eine schnelle Rückmeldung und ein offenes Feedback können Bewerberinnen und Bewerbern helfen, sich weiterzuentwickeln und ihre Bewerbungsstrategie zu verbessern. Gleichzeitig kann eine transparente Feedbackkultur auch das Image eines Unternehmens verbessern und dafür sorgen, dass Bewerberinnen und Bewerber eine positive Meinung über das Unternehmen behalten.
Zeit ist jedoch meist Mangelware – geht es Dir da genauso? Mit der E-Recruiting Software von Refline sparst Du an dieser Stelle wertvolle Ressourcen. Denn mit unserem Tool versendest Du entsprechende Mails an mehrere Bewerbende gleichzeitig oder sogar zeitversetzt – und dennoch stets personalisiert, da sich verschiedene Variablen schnell und einfach anpassen lassen. Talente schätzen diese Form der Kommunikation sehr.
Ein Beispiel könnte sein: "Wir haben uns entschieden, Deinen Bewerbungsprozess an dieser Stelle nicht weiter fortzusetzen, da wir denken, dass eine andere Person besser zu der Stelle passt, aufgrund XY. Wir möchten Dir jedoch mitteilen, dass wir Deine Fähigkeiten und Erfahrungen sehr schätzen und Du uns aufgrund Deiner Persönlichkeit und Erfahrungen in guter Erinnerung bleiben wirst."
Dennoch: In gewissen Situation geht nichts über eine persönliche Kontaktaufnahme via Telefon, um die Absage mitzuteilen. Das wirkt sehr viel wertschätzender als eine Information per E-Mail. Das Feedback soll immer konstruktiv sein und der Person Hinweise darauf geben, wie sie sich verbessern kann.
Passgenaue Bewerberkommunikation braucht eine klare Zielgruppe
Grundvoraussetzung für die richtige „Tone of Voice“ ist, dass Deine Kommunikation der Zielgruppe entspricht, für die Du die Stellenanzeige geschaltet hast. Versetze Dich in die Bewerbenden: Was braucht beispielsweise ein Entwickler, eine Ingenieurin oder ein Buchhalter, um sich wertschätzend angesprochen zu fühlen? Stimme den Inhalt, die Tonalität sowie die Länge Deiner Texte auf diese Faktoren ab. Gleiches gilt selbstverständlich für die individuellen Bewerbungsgespräche – ob analog oder digital. Lese auf unserem Blog ausserdem, wie Du ein erfolgreiches Online-Vorstellungsgespräch führst.
Du wünschst, Dir bliebe mehr Zeit für die passgenaue Bewerberkommunikation? Reduziere mit der E-Recruiting Software von Refline Deine administrativen Aufwände um bis zu 70 Prozent und konzentriere Dich aufs Wesentliche. Lerne unsere E-Recruiting Software gleich in unserer Live-Demo kennen.
*Wir legen viel Wert auf Diversität und Inklusion. Deshalb bemühen wir uns um genderneutrale Formulierungen. Nutzen wir nur die männliche Form, dient das an dieser Stelle allein dem Lesefluss.