Der Offboarding‑Prozess ist die geregelte Verabschiedung von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen – ganz gleich, ob sie kündigen, pensioniert werden oder das Unternehmen verlassen.
Der Offboarding-Prozess ist ebenso wichtig wie das Onboarding. Ein professionelles Exit-Management hilft nicht nur, den Übergang für die verbleibenden Mitarbeitenden zu erleichtern, sondern sorgt auch für einen positiven Eindruck bei den ausscheidenden Angestellten. Doch was gehört dazu und woran solltest du unbedingt denken?
Warum ein durchdachter Offboarding-Prozess entscheidend ist
- Positive Arbeitgebermarke: Der letzte Eindruck zählt. Ein respektvolles Offboarding vermittelt, dass sich das Unternehmen auch nach dem Austritt um seine Mitarbeitenden kümmert. Dies wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus und stärkt das Netzwerk für künftige Empfehlungen.
- Risikominimierung: Fehlende Prozesse führen zu Datenmissbrauch und Sicherheitsvorfällen – laut einer Studie berichten 29 % der Unternehmen von Sicherheitsverletzungen durch mangelhafte Offboarding‑Schritte.[1]
- Feedback als Chance: Exit‑Interviews liefern wertvolle Einblicke, wie sich die Unternehmenskultur verbessern lässt.
- Weg für Rehiring: Ein professioneller Abschied hält die Tür für sogenannte Boomerang‑Mitarbeitende offen. Diese Option wird in Zeiten von Fachkräftemangel immer wichtiger
Die wichtigsten Schritte im Offboarding-Prozess
Um das Offboarding so effizient und wertschätzend wie möglich zu gestalten, solltest du als HR-Profi folgendes beachten:
- Austrittsgespräch vorbereiten: Ein Offboarding-Gespräch sollte frühzeitig nach Bekanntwerden der Kündigung oder des Austritts angesetzt werden. Es ist wichtig, dieses Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten und der HR-Abteilung zu führen, um eine klare Kommunikation sicherzustellen. In diesem Gespräch können Themen wie der Zeitpunkt des Ausscheidens, der weitere Arbeitsablauf und mögliche Übergaben an den direkten Nachfolger bzw. die Nachfolgerin oder das Team transparent besprochen werden. Auch persönliche Rückmeldungen und Eindrücke des oder der Mitarbeitenden sollten hier Platz finden, was wertvolle Einblicke für die Verbesserung interner Prozesse geben kann.
- Offboarding-Checkliste erstellen: Erstellst du eine Offboarding-Checkliste für das ausscheidende Talent, hilfst du der Person dabei, nichts wichtiges zu vergessen. Zu den vermutlich essenziellen Punkten zählt vor allem die Rückgabe von Firmeneigentum (Laptops, Smartphones, etc.). Auch für dich ist eine solche Checkliste wichtig. So wirst du daran erinnert, das Sperren von Zugängen (wie E-Mail oder Software-Systeme) zu veranlassen und denkst an die Erstellung eines Arbeitszeugnisses.
- Formale Aspekte klären: Die rechtlichen und formalen Aspekte sind ein wesentlicher Teil des Offboardings. Neben der Ausstellung des Arbeitszeugnisses sollte die HR-Abteilung sicherstellen, dass alle Ansprüche geklärt und offene Themen wie Resturlaub, Überstunden oder Bonuszahlungen abgewickelt werden. Eine transparente Kommunikation über diese Punkte schafft Vertrauen und sorgt für einen Abschied, der positiv in Erinnerung bleibt.
- Wertschätzende Verabschiedung: Der letzte Arbeitstag eines Mitarbeitenden sollte nicht einfach unkommentiert verstreichen. Eine Verabschiedung im Team oder im grösseren Rahmen zeigt Wertschätzung und hinterlässt einen guten Eindruck. Dies stärkt das Employer Branding und kann zu positiven Rückmeldungen der ehemaligen Mitarbeitenden führen. Ein Abschiedsgeschenk oder eine persönliche Nachricht können den Abschluss abrunden.
- Wissenstransfer und Übergabe: Ein reibungsloser Wissenstransfer ist essenziell, um nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden die Kontinuität in der Arbeit zu gewährleisten. Der oder die ausscheidende Angestellte sollte Zeit für die Einarbeitung des Nachfolgers oder der Nachfolgerin einplanen. Hierbei kann auch eine schriftliche Dokumentation der aktuellen Aufgaben und Prozesse hilfreich sein.
Offboarding und Onboarding als integrierte Prozesse
Wichtig ist: Der Offboarding-Prozess steht nicht isoliert vom Onboarding-Prozess. Eine gut organisierte Verabschiedung ebnet oft den Weg für einen erfolgreichen Start des Nachfolgers oder der Nachfolgerin. Ein vollständiger und reibungsloser Wissenstransfer erleichtert die Einarbeitung und vermeidet Informationsverluste ungemein. Wer frühzeitig die Nachfolge plant und das Onboarding strukturiert vorbereitet, reduziert Risiken und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten. So trägt der Offboarding-Prozess unmittelbar zum Erfolg des Onboarding-Prozesses bei!
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