Il GDPR spiegato in breve
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è la regolamentazione centrale per il trattamento dei dati personali nell’UE. Regola come i dati devono essere trattati, archiviati e cancellati — con l’obiettivo di proteggere la privacy delle persone fisiche. Specialmente nel recruiting, dove si trattano quotidianamente informazioni sensibili, questo è un tema centrale.
Principi importanti del GDPR:
- Diritto di accesso, rettifica e cancellazione
- Privacy by Design: la protezione dei dati è integrata fin dall’inizio nell’architettura del sistema.
- Privacy by Default: la protezione dei dati è attivata di default — senza l’intervento dell’utente.
- Limitazione della finalità e della durata di conservazione: i dati delle candidature possono essere conservati solo per il tempo realmente necessario.
Dati personali
Per dati personali si intendono tutte le informazioni che si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile. Quindi tutti i dati che senza eccezione possono essere assegnati a una persona, come nome, numero di telefono o dati bancari. Si distingue tra dati personali ordinari e dati personali particolari: dati personali particolari come dati genetici, biometrici o etnici godono di un livello di protezione più elevato. I dati personali possono essere conservati solo finché hanno adempiuto al loro scopo. Questo è previsto dal principio della limitazione della conservazione. Questo vale, per esempio, anche per le candidature: quando si conservano candidature di persone fisiche provenienti dall’UE, si trattano dati personali.
Il GDPR in Svizzera: chi è interessato?
In Svizzera si applica in linea di principio la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD). Tuttavia: anche le aziende in Svizzera devono confrontarsi con il GDPR — soprattutto se, secondo il principio del luogo di mercato, intrattengono relazioni commerciali con l’UE. Qui devono essere accuratamente controllati i processi interni, i contratti, le linee guida e le informative sulla privacy. La conseguenza è la seguente: non appena le aziende svizzere acquisiscono e trattano dati personali di persone fisiche dell’UE, devono conformarsi al GDPR dell’UE. In particolare, se si tratta di beni e/o servizi o del comportamento della persona fisica. L’azienda ha una filiale nell’Unione Europea? Viene impiegato un committente nell’UE? O un’azienda svizzera tratta dati personali per conto di un’azienda nell’UE? Anche in questi casi valgono le regole del GDPR in Svizzera e una decisione di adeguatezza.
L’azienda svizzera è interessata dal GDPR perché ha una chiara intenzione di commercio? Allora valgono le seguenti obbligazioni:
- Informare la persona interessata e ottenere il suo consenso al trattamento dei dati
- Nominare un rappresentante per la protezione dei dati nell’UE
- Redigere un registro delle attività di trattamento
- Segnalare le violazioni dei dati all’autorità di controllo
- Effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati
Responsabili della protezione dati in Svizzera per il GDPR
Interni o esterni: una persona competente che si occupa della protezione dei dati è molto preziosa — specialmente nel recruiting. Può definire, controllare e coordinare i processi necessari. Se la tua azienda è soggetta al GDPR, hai inoltre bisogno di un rappresentante ufficiale con sede in uno Stato membro dell’UE come punto di contatto per le autorità di controllo e per le persone interessate.
DSGVO-Verstösse: hohe Strafen möglich
Il GDPR prevede sanzioni severe in caso di violazioni: In caso di violazioni gravi della protezione dei dati, sono previste multe fino al 4% del fatturato annuo mondiale o fino a 20 milioni di euro — a seconda di quale importo sia maggiore. Che non si tratti solo di teoria, lo dimostrano già le sentenze esistenti — anche nel contesto del recruiting: per esempio, un’azienda è stata condannata per aver inviato per errore dati di candidatura a terzi senza informare tempestivamente il candidato interessato. Anche cercare candidati su Google senza un’informazione trasparente può violare il GDPR. Le aziende farebbero bene a trattare con particolare attenzione i dati dei candidati. Conclusione: il GDPR riguarda anche le aziende svizzere
Conclusione: il GDPR riguarda anche le aziende svizzere
Le aziende svizzere che trattano dati personali di cittadini UE possono essere soggette al GDPR se la loro offerta è rivolta specificamente allo spazio UE — ad esempio secondo il principio del luogo di mercato. Ciò significa: anche se la sede dell’azienda è in Svizzera, una violazione del GDPR può avere gravi conseguenze finanziarie e reputazionali — specialmente se i dati dei candidati o dei collaboratori non sono protetti o trattati correttamente.
Specialmente nel recruiting, dove ogni giorno arrivano dati sensibili, un trattamento dei dati pulito e conforme alla legge è indispensabile. La protezione dei dati non è più un semplice optional, ma un tema critico per il business che deve essere affrontato in modo strategico e proattivo. Anche se la tua azienda ha sede in Svizzera, in certe condizioni è quindi obbligata a rispettare il GDPR.
Vale la pena quindi verificare la situazione e i processi, sensibilizzare i collaboratori e aumentare gli standard di protezione dati — specialmente nel recruiting.
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