Allgemeine Geschäfts­bedingungen (AGB)

1. Geltung

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Bewerber­management Lösung Refline (refline.io) der Refline AG. Allfällige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden sind nicht anwendbar.

Das Angebot von Refline AG richtet sich ausschliesslich an Geschäftskunden mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz, Liechtenstein oder der Europäischen Union, und nicht an Privatpersonen.

2. Vertragsgegenstand und Preis

Die Refline Applikation ist eine Softwarelösung im Bereich E-Recruiting, welche zum Gebrauch und Nutzung über das Internet als Webapplikation als Saas-Lösung bereitgestellt wird und dem Zweck dient, Recruiting- und Bewerbungsprozesse des Kunden zu unterstützen. Als Bestandteil wird Speicherplatz auf zentralen Servern in der Schweiz zur Verfügung gestellt, auf denen die mit Refline erzeugten und verarbeiteten Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert werden können. Leistungsübergabepunkt ist der Router-Ausgang des von Refline AG genutzten Rechenzentrums zum Internet. Der Kunde benötigt am Arbeitsplatz keine Installationen, ein Internetbrowser und die Anbindung an das Internet genügt. Dafür ist der Kunde selber verantwortlich. Die Überlassung der Refline Applikation auf Datenträgern oder über den Weg der online Übertragung zur lokalen Installation sowie die Archivierung über das Vertragsverhältnis hinaus ist nicht möglich.

Die beim Bestellvorgang angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer der Schweiz. Massgebend sind die in der Auftragsbestätigung bzw. Bestellseite genannten Preise. Diese werden zum Zeitpunkt der Bestellung fixiert. Refline AG behält sich das Recht der jederzeitigen Preisänderung vor.

3. Support/Wartung

Für die Refline Applikation gelten die folgenden Supportleistungen innerhalb der folgenden Zeiten:
MO - FR 08.00 - 17.00 Uhr
(Ausgenommen gesetzliche Feiertage)

Wartungsarbeiten: grundsätzlich ausserhalb der Betriebszeiten.

Refline AG setzt zur Leistungserbringung und zur Analyse und Behebung von Fehlern kompetente Mitarbeitende, Hilfspersonen und beigezogene Dritte ein.

Refline AG steht für den Erfolg bei Beseitigung von Fehlern nicht ein und übernimmt insbesondere keine Garantie. "Fehler" im Sinne dieser AGB ist eine vom Kunden gemeldete und reproduzierbare Störung, die zur Folge hat, dass die Beschaffenheit und Funktionsfähigkeit von der Refline Applikation von der Anwenderdokumentation abweicht und sich diese auf die Gebrauchstauglichkeit mehr als unwesentlich auswirkt.

Der Kunde meldet die Störung direkt via Ticketsystem. Refline AG hat, in Abhängigkeit der Fehlerklassen (FK), die grundsätzlich folgenden Reaktionszeiten während der Betriebszeit einzuhalten:

FK 1: Der Betrieb ist verhindert. Wesentlicher Fehler.
FK 2: Der Betrieb ist wesentlich behindert. Mittlerer Fehler.
FK 3: Der Betrieb ist beeinträchtigt. Alle übrigen Fehler.

Die Einteilung einer Störung in eine Fehlerklasse obliegt Refline AG. Unter Reaktionszeit wird die Zeit ab dem Zeitpunkt der Problemmeldung des Kunden an Refline AG verstanden, bis Refline AG mit der Lösungsfindung in der Regel starten muss. Unter Rückmeldungszeit wird die Zeit verstanden, bis Refline AG ein erstes Feedback an den Kunden über das mögliche Problem und die prognostizierte Ausfalldauer und Behebungsfrist abzugeben hat.

Die Leistungen von Refline AG sind abschliessend. Refline AG ist insbesondere nicht verpflichtet, Supportleistungen für Folgendes zu erbringen: (a) bei Fehlern infolge unzulässiger Änderungen und Anpassungen, (b) für andere Software, (c) bei unsachgemässer oder nicht autorisierter Nutzung, (d) bei jeglichen Hardwaredefekten, (e) in Form von Vor-Ort-Einsätzen sowie (f) Erbringung von Installations-, Anpassungs-, Programmier-, Beratungs- und Schulungsleisten.

Den Kunden trifft auf eigene Kosten eine Mitwirkungspflicht namentlich bei folgenden Tätigkeiten: (a) bei der Nutzung sind alle Gesetze einzuhalten. Untersagt ist insbesondere Daten oder Inhalte auf den Server zu laden, die gegen das Gesetz verstossen, fremde Schutz- oder Urheberrechte oder sonstige Rechte Dritter verletzen; (b) Störungen sind umgehend zu melden und bei der Fehlerbehebung unterstützt er Refline AG mit Screenshots, Informationen etc.; (c) der Kunde übermittelt nur Daten, die frei von Computerviren oder anderen schädlichen Codes/Bestandteilen sind.

4. Bestellung, Vertragsschluss

Die Darstellung der Refline Lösung auf der Website stellt kein rechtlich verbindliches Angebot dar. Durch Anklicken des Buttons "Kaufen" / "zahlungspflichtig bestellen" gibt der Kunde eine verbindliche Bestellung ab. Refline AG kann die Bestellung durch Versand einer Auftragsbestätigung per E-Mail oder durch Auslieferung der Refline Applikation innerhalb von 7 Werktagen annehmen (= Vertragsschluss). Refline AG behält sich in jedem Fall das Recht vor, Bestellungen ohne Begründung zu stornieren.

Die Refline Lösung befindet sich bei der Lieferung auf dem neuesten Stand. Die Refline Lösung wird laufend durch Refline AG ohne Ankündigungsfrist aktualisiert. Die aktuellste Version wird dem Kunden zur Verfügung gestellt. Die jeweils gültige Applikation gilt als integrierender Bestandteil und unterliegt diesen AGB. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass kundeseitig die nötigen Voraussetzungen bestehen, dass die jeweils aktuell erhältliche Version der Refline Applikation verwendet werden kann.

5. Registrierung

Die Bestellung der Refline Lösung setzt zwingend eine Registrierung / Erstellung eines Kunden-Accounts voraus. Die Registrierung einer juristschen Person darf nur von einer vertretungsberechtigten natürlichen Person vorgenommen werden. Refline AG kann die Annahme der Registrierung ablehnen bzw. einen Account jederzeit schliessen, wenn dafür ein sachlicher Grund (z.B. unrichtige Angaben) vorliegt oder zu befürchten ist, dass Zahlungspflichten voraussichtlich nicht eingehalten werden.

6. Zahlungsbedingungen und Verrechnung

Als Zahlungsmethode bieten wir derzeit Bezahlung auf Rechnung an. Refline AG behält sich das Recht vor, zusätzliche Zahlungsmethoden anzubieten.
Der Preis wird dem Kunden bei Vertragsschluss in Rechnung gestellt, zahlbar innert 30 Tagen.

Bei nicht fristgemässer Bezahlung kann Refline AG den Kunden durch Mahnung in Textform in Verzug setzen. Der Kunde schuldet ab der zweiten Mahnung einen Verzugszins von 5 % p.a . Zudem ist Refline AG im Falle eines Zahlungsverzuges berechtigt, ihre Leistungen vorübergehend bis zur vollständigen Bezahlung des offenen Rechnungsbetrages ganz oder teilweise zu verweigern (z.b. durch Sperren eines Accounts).

Eine Verrechnung der Forderungen des Kunden mit Forderungen von Refline AG ist ausgeschlossen.

Refline AG ist berechtigt, das vertraglich geschuldete Entgelt sowie die Preisliste jederzeit auf die nächste Zahlungsperiode anzupassen. Mit Begleichen der angepassten Faktura gilt die Zustimmung des Kunden als erteilt.

7. Kündigung

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Das Vertragsverhältnis kommt mit der Registrierung durch den Nutzer und der expliziten Zustimmung zu den vorliegenden Nutzungsbedingungen und der separaten Datenschutz­erklärung zustande und kann von beiden Parteien mit einer Vorlaufzeit von 30 Tagen jederzeit auf Ende der vertraglich festgelegten Periode gekündigt werden. Eine Kündigung kann direkt in der Refline Applikation vorgenommen werden oder via Textform (Brief, E-Mail) erfolgen.

Vorbehalten bleibt eine ausserordentliche Kündigung aus wichtigen Gründen. Als wichtige Gründen gelten insbesondere, wenn die jeweils andere Partei vertragliche Verpflichtungen trotz Abmahnung wiederholt verletzt, offensichtliche Zahlungsunfähigkeit des Kunden, Einstellung des Geschäftsbetriebs, wenn der Kunde die fällige Rechnung nicht innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der dritten Mahnung begleicht oder die Eigentums- oder Immaterialgüterrechte der Refline AG verletzt werden (oder eine solche Verletzung droht).

8. Referenzkunde

Der Kunde willigt in die Verwendung des Namens des Kunden, des Logos des Kunden sowie von Informationen über die erbrachten Leistungen durch Refline zu Referenz- oder Marketingzwecken ein. Refline darf den Kunden insbesondere mit seinem Namen und Kennzeichen (namentlich Logo) auf ihrer Website aufführen, mit einer entsprechenden Verlinkung zum Stellenmarkt des Kunden. Über die Konditionen des Auftrags verpflichtet sich der Kunde zum Stillschweigen.

9. Urheber- und Nutzungsrechte

Refline AG räumt dem Kunden nicht ausschliessliche, einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Berechtigung und Lizenz ein, während der Laufzeit des Vertrages auf die Applikation zuzugreifen und sie ausschliesslich im Einklang mit diesen AGB und zum eigenen Nutzen zu verwenden. Das Lizenzrecht umfasst auch allfällige Aktualisierungen.

Weitere Nutzungsrechte werden dem Kunden nicht eingeräumt. Das Eigentum an der Applikation (Quellcode) und sämtliche damit verbundenen Urheber-, Eigentums-, Verwertungsrechte und weitere damit zusammenhängende Rechte gehen ausdrücklich nicht auf den Kunden über.

10. Gewährleistung / Haftung

Im Fall von Mängeln an der Refline Lösung hat der Kunden Anspruch auf kostenlose Nachbesserung innert angemessener Frist. Weitergehende Gewährleistungsansprüche (insbesondere Wandelung, Minderung und Schadenersatz) – gleich aus welchem Rechtsgrund – werden ausdrücklich wegbedungen. Die Verwirkungsfrist beträgt zwölf (12) Monate.
Refline AG haftet ausschliesslich für vorsätzliche oder grobfahrlässig verursachte Schäden. Insbesondere haftet sie nicht für Schadenersatzansprüche wegen verspäteter oder unterbliebener Lieferung, wegen entgangenem Gewinn oder Folgeschäden, Vermögensschäden im Bereich des Kunden oder bei Dritten, gleichgültig auf welchem Rechtsgrund sie beruhen, werden ausdrücklich ausgeschlossen. Diese Haftungsbeschränkung gilt auch für den Fall des Datenverlusts und der Datenverschlechterung.

Ziel ist, den Zugang zur Refline Lösung permanent (365 Tage, 24 h) zu ermöglichen. Die jederzeitige Verfügbarkeit wird jedoch ausdrücklich nicht garantiert und der Kunde hat darauf keinen Anspruch. Insbesondere kann aus technischen Gründen, insbesondere wegen erforderlichen Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten der Zugriff zeitweise beschränkt sein, wobei dies während den Betriebszeiten (MO – FR, 8.00 – 17.00 Uhr) nur in absolut dringenden Fällen erfolgt. Nach Möglichkeit wird der Kunde jeweils rechtzeitig per E-Mail oder via Information direkt über die Refline Lösung darüber informiert.

11. Datenschutz und Datensicherheit, Vertraulichkeit, Datenverarbeitungsvertrag und Datenrückgabe

Der Kunde wie auch Refline AG beachten in ihrer Funktion die für sie einschlägigen Datenschutzbestimmungen.
Der Kunde ist verpflichtet, die Rechtmässigkeit, Angemessenheit und Korrektheit der der Refline AG zur Verfügung gestellten Daten, insbesondere personenbezogener Daten (Kontakt- und Bewerberdaten [Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Ausbildung, Beruf, Arbeitsort, Leistungsbeurteilungen sowie allfällige weitere Dokumente und Daten]) sicherzustellen. Er ist als Datenverantwortlicher allein verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung, Übermittlung, Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten sowie für die Einholung etwaiger erforderlicher Einwilligungen und Zustimmungen der betroffenen Personen (namentlich Mitarbeitende, Bewerber/innen und Minderjährige unter 16 Jahren) und ist insbesondere verantwortlich für den Vollzug der Informations-, Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren der betroffenen Personen. Die Handlungen von Mitarbeitern oder Hilfspersonen werden dem Kunden zugerechnet. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des Kunden, seine Member/User über die Nutzung der Refline-Anwendung zu informieren. Der Kunde stellt die Refline AG, welche die Daten in seinem Auftrag bearbeitet, ihn unterstützt und ausschliesslich nach seinen Weisungen handelt, von sämtlichen Ansprüchen Dritter vollumfänglich frei. Refline AG ist berechtigt, Weisungen, die gegen den Datenschutz verstossen, nicht auszuführen.

Refline AG stellt als Auftragsbearbeiter das IT-System zur Verfügung. Das Rechenzentrum befindet sich in der Schweiz. Der Auftragsverarbeiter darf Unterauftragnehmer zuziehen - derzeit ist dies die Textkernel B.V. mbH (by Bullhorn), Nieuwendammerkade 26a5, 1022 AB Amsterdam, (für das optionale Modul "CV Parser"). Sofern diese Unterauftragnehmer nicht bereits bei Vertragsabschluss feststehen, teilt Refline AG diese dem Kunden in Textform mit. Der Beizug von Unterbeauftragten bedarf der Zustimmung in Textform durch den Kunden. Ein Widerruf der Genehmigung darf durch den Kunden jedoch nur erfolgen, wenn die einschlägigen schweizerischen Datenschutzvoraussetzungen nicht erfüllt werden. Zur Wahrung der Datensicherheit hat Refline AG umfassende technischen und organisatorischen Massnahmen ergriffen, welche im TOM detailliert beschrieben sind.

Refline AG setzt bei der Ausführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden

Refline AG händigt unter Kostenfolgen zu Lasten des Kunden bei Vertragsbeendigung dem Kunden auf Verlangen sämtliche auf ihren Systemen vorhandenen personenbezogenen Daten (Bewerberdaten), welche dieser für die Migration zu einer anderen Lösung benötigt, innert angemessener Frist in einem gängigen Format aus. Refline AG hat das Recht, sämtliche Daten und Informationen 30 Tage nach Vertragsbeendigung ohne weitere Ankündigung zu löschen oder die Daten zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aufzubewahren. .

12. Abtretung und Übertragung

Die jeweiligen Rechte und Pflichten aus dem Vertrag können vom Kunden nur nach vorgängiger schriftlicher Zustimmung von Refline AG auf einen Dritten übertragen oder an ihn abgetreten werden. Refline AG ist berechtigt, auf Anzeige hin eine andere Gesellschaft in ihre Stelle in den Vertrag eintreten zu lassen. Dieser Vertragseintritt ändert nichts an den Verpflichtungen der Parteien.

13. Änderung dieser AGBs

Refline AG ist berechtigt, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden dem Kunden an die hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt. Dem Kunden steht diesfalls innert einem Monat nach Mitteilung das Recht zu, den Änderungen zu widersprechen. Wenn der Kunde fristgerecht widersprochen hat, ist Refline AG berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats zu kündigen.

14. Gerichtsstand / Anwendbares Recht

Diese AGB unterstehen ausschliesslich Schweizer Recht, unter Ausschluss von kollisionsrechtlichen Bestimmungen des Schweizerischen Internationalen Privatrechts (IPRG) und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). Gerichtsstand ist der Sitz von Refline AG, Hünenberg (Schweiz).