Am 27. Juli 2026 ist die Verordnung «Digital Omnibus on AI» (EU) 2026/1744 in Kraft getreten. Sie verschiebt die Pflichten für Hochrisiko-Systeme aus Anhang III vom 2. August 2026 auf den 2. Dezember 2027.
Verschoben ist damit ein Teil, nicht das Ganze. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50, und dieses Datum wurde nicht angetastet.
Für Schweizer Unternehmen heisst das: Ein Teil der Pflichten gilt bereits, der grössere Teil kommt in 16 Monaten. Betroffen ist, wer KI im Recruiting einsetzt, auch dort, wo kein EU-Standort im Spiel ist.
Was ist der EU AI Act?
Der EU AI Act ist die erste umfassende KI-Verordnung weltweit. Er ist seit August 2024 in Kraft und wird gestaffelt in Anwendung gebracht. Statt KI pauschal zu regulieren, klassifiziert er Anwendungen nach Risiko und knüpft Pflichten daran an.
Die Verordnung unterscheidet diese Risiko-Klassen:
- Verbotene Praktiken (gelten seit 2.2.2025): unter anderem Social Scoring, manipulative KI, Emotionserkennung am Arbeitsplatz
- General Purpose AI Modelle (Pflichten seit 2.8.2025): grosse Basismodelle wie GPT, Gemini, Claude
- Systeme mit Transparenzpflicht (gelten seit 2.8.2026): Chatbots, generierte Inhalte, Deepfakes
- Hochrisiko-Systeme (neu ab 2.12.2027): KI in Bewerbungs- und Personalentscheidungen, in der Bildung, im Gesundheitswesen, in der Strafverfolgung und in weiteren sensiblen Anwendungen
- Hochrisiko-Systeme nach Anhang I (neu ab 2.8.2028): KI als Sicherheitsbauteil in regulierten Produkten, etwa Maschinen oder Medizinprodukten. Für Recruiting nicht einschlägig, aber Teil derselben Verschiebung.
Die Bussgelder sind substanziell. Verstösse gegen verbotene Praktiken können bis zu 35 Mio. Euro oder 7% des globalen Jahresumsatzes kosten. Bei Hochrisiko-Verstössen reden wir von bis zu 15 Mio. Euro oder 3% des Umsatzes. Falsche oder irreführende Angaben gegenüber Behörden liegen bei bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1%.
Für KMU und Start-ups gilt dabei jeweils der tiefere der beiden Werte, für alle anderen der höhere. Das steht in Artikel 99 Absatz 6 und macht für ein mittelständisches Schweizer Unternehmen den entscheidenden Unterschied.
Was seit dem 2. August 2026 gilt
Seit dem 2. August 2026 sind die Transparenzpflichten nach Artikel 50 des EU AI Act anwendbar. Sie wurden ausdrücklich nicht verschoben. Verschoben wurden ausschliesslich die Pflichten für Hochrisiko-Systeme.
Für Recruiting-Teams sind zwei Punkte davon direkt relevant:
Wer im Erstkontakt einen Chatbot einsetzt, muss offenlegen, dass Bewerbende mit einem KI-System sprechen und nicht mit einem Menschen. Das gilt, sobald das nicht ohnehin aus dem Zusammenhang klar ist.
Wer ein System betreibt, das Emotionen erkennt oder Personen anhand biometrischer Daten kategorisiert, muss die betroffenen Personen darüber informieren. Im Recruiting ist Emotionserkennung ohnehin seit dem 2. Februar 2025 verboten, die Informationspflicht greift also nur ausserhalb dieses Verbots.
Für Anbieter generativer KI kommt die maschinenlesbare Markierung synthetischer Inhalte nach Artikel 50 Absatz 2 dazu. Hier gibt es eine Schonfrist: Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, müssen diese Markierung erst ab dem 2. Dezember 2026 erfüllen. Die für Menschen erkennbare Offenlegung gilt dagegen ohne Übergangsfrist.
Takeaway: Bussen sind an diesem Datum nicht neu geworden. Die Sanktionsvorschriften des EU AI Act gelten bereits seit dem 2. August 2025. Was bis zum 2. Dezember 2027 fehlt, ist nicht die Bussenkompetenz, sondern die Hochrisiko-Pflicht, gegen die man verstossen könnte.
Warum Recruiting als hochriskant eingestuft wird
Recruiting steht namentlich in Anhang III Nummer 4 Buchstabe a des EU AI Act. Der Wortlaut ist präziser, als viele erwarten. Erfasst sind KI-Systeme, die bestimmungsgemäss für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten.
Die gezielte Ausspielung von Stelleninseraten steht also an erster Stelle, noch vor dem Auswahlentscheid. Das überrascht viele HR-Teams, weil sie beim Stichwort Hochrisiko an den Entscheid am Ende des Prozesses denken. Der Gesetzgeber setzt früher an, nämlich dort, wo entschieden wird, wer eine Stelle überhaupt zu sehen bekommt.
Konkret fällt darunter:
- Algorithmisches Targeting von Stellenanzeigen, also die Frage, welchen Personen ein Inserat ausgespielt wird
- Automatisches Filtern und Ranking von CVs
- KI-gestützte Bewertung von Bewerbungsschreiben oder Videointerviews
- Chatbots, die im Erstkontakt vorselektieren
- Tools, die Eignungsprognosen aus Persönlichkeitstests berechnen
Bestimmte Anwendungen sind im Recruiting bereits seit Februar 2025 verboten. Emotionserkennung in Videointerviews, Social Scoring von Bewerbenden, die Inferenz sensibler Merkmale aus biometrischen Daten. Diese Pflichten gelten unmittelbar. Sie wurden nicht verschoben.
Warum Bias-Risiken im Recruiting so ernst genommen werden, zeigt ein einfaches Beispiel. Eine britische Untersuchung von 2026 liess 1'000 Personen zwei identische, KI-geschriebene Lebensläufe bewerten, einen unter dem Namen James Clarke, einen unter Emily Clarke. Emilys CV wurde 22% häufiger an Vertrauenswürdigkeit gezweifelt und doppelt so oft an Kompetenz hinterfragt. Die KI hatte keinen Bias geschrieben. Dennoch haben die Menschen einen gelesen.
«Die KI hatte keinen Bias geschrieben. Dennoch haben die Menschen einen gelesen.»
Quelle: Zehra Chatoo / Code For Good Now, 2026. Fortune-Artikel
Gilt der EU AI Act für Schweizer Unternehmen?
Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. In den meisten grösseren Schweizer Unternehmen greift mindestens einer der drei folgenden Pfade.
Pfad 1: Direkte Anwendung des EU AI Act
Schweizer Unternehmen fallen direkt unter den EU AI Act, wenn sie KI-Recruiting-Tools an EU-Standorten einsetzen oder EU-Bewerbende mit KI vorselektieren. Auch Schweizer Anbieter von KI-Recruiting-Tools mit EU-Kunden sind betroffen. Der EU AI Act folgt der gleichen Marktortlogik wie die DSGVO.
Pfad 2: Indirekte Anwendung über das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz ist seit September 2023 in Kraft. In Artikel 21 regelt es automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung oder erheblicher Beeinträchtigung. Betroffene haben das Recht auf Information, auf Stellungnahme und auf menschliche Überprüfung. Wer KI im Recruiting einsetzt und damit Bewerbende vorselektiert, fällt unter diese Regel. Unabhängig vom EU AI Act.
Pfad 3: Künftige Anwendung über die KI-Konvention des Europarats
Die Schweiz hat die Rahmenkonvention des Europarats über Künstliche Intelligenz am 27. März 2025 unterzeichnet, aber noch nicht ratifiziert. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 entschieden, wie er vorgehen will: kein eigenes Schweizer KI-Gesetz nach EU-Vorbild, sondern ein sektorieller Ansatz mit punktuellen Anpassungen bei Transparenz, Datenschutz, Nichtdiskriminierung und Aufsicht.
Das EJPD erarbeitet dazu bis Ende 2026 eine Vernehmlassungsvorlage, parallel arbeitet das UVEK an einem Umsetzungsplan für die rechtlich nicht verbindlichen Massnahmen. Eröffnet ist die Vernehmlassung Stand heute noch nicht. Was danach als Schweizer Recht in Kraft tritt und wann, ist offen. Realistisch ist das Ende dieses Jahrzehnts. Die Richtung ist aber gesetzt.
Sechs Schritte für HR-Teams
Wer jetzt strukturiert vorgeht, hat bis zur Hochrisiko-Frist im Dezember 2027 rund 16 Monate Vorlauf. Genug, um nicht hektisch zu reagieren. Die folgenden sechs Schritte bilden den operativen Kern.
Schritt 1: Inventur der KI-Tools im Recruiting
Am besten startet man mit einer nüchternen Bestandsaufnahme. Welche KI-Funktionen sind in eurem Recruiting heute aktiv? Office-KI, Features im ATS, Chatbots, generative KI für Inseratstexte, automatische Antwortmails, Screening-Tools. Auch die unbewusst genutzten Funktionen zählen.
Schritt 2: Risikoklassifizierung nach Anhang III
Sortiert die identifizierten Funktionen nach den Kriterien des EU AI Act. Welche unterstützen oder ersetzen Auswahlentscheidungen? Welche analysieren persönliche Merkmale? Welche treffen automatisierte Vorselektionen? Diese fallen unter Hochrisiko. Reine Verwaltungs-KI, wie automatische Terminbuchungen, fällt nicht darunter.
Schritt 3: Lieferanten-Due-Diligence
Geht aktiv auf eure Anbieter zu. Welche Konformitätsmassnahmen sind geplant? Welche Konformitätserklärung wird bereitgestellt? Welche Dokumentation könnt ihr von eurer Seite einfordern? Wer rechtzeitig anfragt, hat im Konfliktfall die Spur. Wer wartet, lernt sehr schnell, dass nicht alle Anbieter Antworten haben.
Konkrete Compliance-Signale, auf die ihr achten solltet: dokumentierte Datenschutz-Konformität nach revDSG und DSGVO, Schweizer Datenresidenz, nachvollziehbare Bewertungs-Trails. Wir bei Refline arbeiten seit Jahren genau nach diesem Standard, nicht weil der EU AI Act es jetzt verlangt, sondern weil Schweizer HR es schon immer braucht.
Schritt 4: Menschliche Aufsicht etablieren
Hochrisiko-KI verlangt menschliche Aufsicht. Klärt, wer im Recruiting den KI-Output prüft, wer verantwortlich entscheidet und wer dokumentiert. Wenn eine KI Bewerbende vor-rankt, muss eine Person die finale Auswahl treffen und nachvollziehbar begründen können.
Genau dafür ist ein ATS gebaut: jede Entscheidung, jeder Status-Wechsel, jeder Bewertungsschritt wird strukturiert dokumentiert. Bei Refline ist diese Audit-Spur kein Add-on, sondern Teil der Grundarchitektur.
Schritt 5: Transparenz nach innen und aussen
Informiert eure Bewerbenden, wenn KI im Auswahlprozess mitwirkt. Informiert eure Mitarbeitenden, wenn KI bei internen Entscheidungen eingesetzt wird. Transparenz ist nicht nur Gesetzespflicht, sondern auch Vertrauensgrundlage. Wer KI verschleiert, riskiert mehr als Bussen.
Schritt 6: Strukturierte Bewertung als Grundlage
Der wichtigste Schritt ist auch der unspektakulärste. Strukturierte Interviews, dokumentierte Bewertungsraster, Mehraugen-Prinzip in der Vorselektion. Diese Praktiken wirken doppelt: gegen Bias und für die Audit-Spur, die Compliance braucht. Ein gut geführtes ATS schafft genau diese Spur, weil es Entscheidungen ohnehin strukturiert.
Wie du Bewertungen nachvollziehbar dokumentierst
Nachvollziehbar heisst: Zu jedem Entscheid ist erkennbar, wer bewertet hat, auf welcher Grundlage und wann. Daran scheitern die meisten Prozesse nicht aus fehlendem Willen, sondern an der Ablage. Feedback liegt in Mailverläufen, in Notizen einzelner Personen oder in einer Excel-Liste, die später niemand mehr findet.
In Refline wird das Feedback aller Beteiligten direkt im Bewerberdossier gesammelt und bleibt dort transparent einsehbar. Die Dokumentation entsteht im laufenden Prozess und muss nicht rückwirkend rekonstruiert werden.
Das ersetzt keine rechtliche Prüfung. Es beantwortet aber die Frage, die bei jeder Dokumentationspflicht zuerst kommt: Wo steht das eigentlich?
Ausblick: Was kommt noch?
Die Frist-Verschiebung ist nicht das Ende der Bewegung, sondern eine Etappe.
Auf EU-Ebene ist der Digital Omnibus on AI seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Offen sind jetzt die angekündigten Leitlinien der EU-Kommission zur Hochrisiko-Klassifizierung. Wer in den nächsten Monaten genauer wissen will, was zählt, sollte die offiziellen Dokumente verfolgen. Wir werden auf unserem Refline-Blog auf jeden Fall auch über Neuerungen berichten.
In der Schweiz wird sich nach der Unterzeichnung der Europarats-Konvention der gesetzliche Rahmen bewegen. Die für Ende 2026 geplante Vernehmlassung wird Schnittstellen zum revDSG, zu sektoriellen Regelwerken und zu Branchenleitlinien adressieren müssen. FINMA hat für regulierte Branchen bereits Erwartungen formuliert. Andere Aufsichtsbehörden werden folgen.
Im Markt formt sich ein Standard für AI-ready HR-Tools. Erste Konformitätserklärungen von KI-Anbietern werden 2026 und 2027 erwartet. Wer heute Anbieter wählt, sollte das nicht nur nach Funktion entscheiden, sondern auch nach Compliance-Reife.
Compliance als Anlass für besseres Recruiting
Wer sich die sechs Schritte anschaut, merkt schnell: Es geht nicht um Bürokratie, sondern um sinnvolle Strukturen.
Strukturierte Bewertungsraster reduzieren Bias und beschleunigen Entscheidungen.
Lieferanten-Due-Diligence schützt vor stillen Abhängigkeiten und macht Tool-Wechsel kontrollierbar.
Menschliche Aufsicht ist nicht nur Gesetzeskonformität, sondern auch Qualitätssicherung.
Wir bei Refline arbeiten seit 20 Jahren mit Schweizer HR-Teams an genau diesen Strukturen. Was uns die letzten Jahre gezeigt haben: Compliance-tauglich und alltagstauglich sind nicht zwei Dinge. Strukturierte Bewertung ist beides gleichzeitig. Der EU AI Act fordert nichts, was gutes Recruiting nicht ohnehin tun sollte. Er gibt nur den Anlass, es jetzt anzugehen.
Fazit
Der EU AI Act betrifft Schweizer Recruiting auf mehreren Wegen, direkt oder indirekt. Ein Teil davon gilt bereits: Die Verbote aus Artikel 5 seit Februar 2025, die Transparenzpflichten aus Artikel 50 seit dem 2. August 2026. Der grosse Rest, die Hochrisiko-Pflichten, folgt am 2. Dezember 2027.
Bis dahin bleiben 16 Monate. Das klingt nach viel, ist es aber nicht, wenn Prozesse und Dokumentation erst noch aufgebaut werden müssen.
Häufige Fragen zum EU AI Act im Recruiting
Die vier Fragen, die uns Schweizer HR-Teams zum EU AI Act am häufigsten stellen.
Wurde der EU AI Act verschoben?
Verschoben wurden die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, vom 2. August 2026 auf den 2. Dezember 2027. Rechtsgrundlage ist die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026. Nicht verschoben wurden die Verbote aus Artikel 5, die seit dem 2. Februar 2025 gelten, und die Transparenzpflichten aus Artikel 50, die seit dem 2. August 2026 anwendbar sind.
Was gilt seit dem 2. August 2026?
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50. Wer einen Chatbot im Bewerbungsprozess einsetzt, muss offenlegen, dass es sich um ein KI-System handelt. Für die maschinenlesbare Markierung KI-generierter Inhalte bei Systemen, die vor diesem Datum in Verkehr gebracht wurden, läuft eine Schonfrist bis zum 2. Dezember 2026.
Wie hoch sind die Bussen für ein KMU?
Der EU AI Act nennt drei Stufen: bis 35 Mio. Euro oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken, bis 15 Mio. Euro oder 3% bei Verstössen gegen sonstige Pflichten, bis 7,5 Mio. Euro oder 1% bei falschen Angaben gegenüber Behörden. Für KMU und Start-ups gilt nach Artikel 99 Absatz 6 jeweils der tiefere der beiden Werte, für grössere Unternehmen der höhere.
Wie dokumentiere ich Bewertungsentscheide im Recruiting nachvollziehbar?
Nachvollziehbar bedeutet, dass zu jedem Entscheid Person, Grundlage und Zeitpunkt erkennbar sind. Praktisch gelingt das, wenn Feedback zentral im Bewerberdossier gesammelt wird statt in einzelnen Mailverläufen. In Refline geben alle Beteiligten ihre Bewertung am selben Ort ab.
Bereit, das Recruiting auf strukturierte, dokumentierte Bewertungsgrundlagen umzustellen? Der AI Act verlangt an mehreren Stellen dasselbe, was gutes Recruiting ohnehin braucht: eine Bewertung, die man später noch begründen kann. Unser kostenloser Interviewleitfaden enthält ein erprobtes Bewertungsraster, vorbereitete Fragenkataloge für strukturierte Interviews und Beispielszenarien für die Praxis. Er ist die Grundlage, auf der wir auch unsere Refline-Kundinnen und Kunden seit Jahren aufbauen.
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