Che cos'è esattamente il whistleblowing?
Il whistleblowing si riferisce alla divulgazione e segnalazione di comportamenti scorretti, illeciti, attività illegali o violazioni etiche all'interno di un'organizzazione da parte di dipendenti o altre persone con conoscenze interne. Un canale di segnalazione offre un modo sicuro e confidenziale per condividere tali preoccupazioni. Incoraggia i potenziali segnalanti a farsi avanti senza timore di ritorsioni.
In che modo aiuta le aziende o la società?
Identificando i problemi in una fase iniziale, le aziende possono reagire rapidamente, ridurre al minimo i danni e proteggere la propria integrità. Un canale di segnalazione ben implementato promuove anche una cultura aziendale trasparente e favorisce una comprensione condivisa del comportamento etico all’interno dell’organizzazione. In definitiva, però, un sistema di whistleblowing non protegge solo l’azienda – serve anche l’interesse pubblico più ampio.
Chi può segnalare – e cosa viene considerato una violazione?
La legge consente non solo ai dipendenti attuali, ma anche agli ex dipendenti, ai candidati e ai partner commerciali di inviare segnalazioni. Le violazioni segnalabili coprono una vasta gamma di tematiche, tra cui:
- Corruzione e concussione
- Violazioni delle norme contabili e di controllo finanziario
- Reati ambientali
- Violazioni delle leggi sul lavoro
- Violazioni della protezione dei dati
Segnalazione delle violazioni: la direttiva UE sul whistleblowing
Nell’UE, molte aziende sono ora legalmente obbligate a istituire un canale di segnalazione. Questo obbligo si applica, tra gli altri, a:
- Aziende e istituzioni pubbliche con almeno 50 dipendenti
- Aziende con un fatturato annuo superiore a 10 milioni di euro
- Aziende che operano nel settore finanziario
Quando si istituisce un sistema di segnalazione, le aziende devono seguire queste linee guida:
- Riserbo: L'identità del segnalante e di tutte le persone menzionate deve essere protetta. Anche se non è obbligatorio, la segnalazione anonima è fortemente raccomandata.
- Canali di segnalazione multipli: Devono essere disponibili diverse modalità di segnalazione, sia scritte che verbali.
- Gestione delle segnalazioni: Tutte le segnalazioni ricevute devono essere attentamente esaminate e devono essere intraprese le azioni successive appropriate. L’organo responsabile deve indagare efficacemente sulle violazioni.
- Documentazione: Tutte le segnalazioni devono essere registrate e conservate per tre anni dopo la chiusura del caso. In alcuni casi, può essere richiesto un periodo di conservazione più lungo.
- Protezione dalle ritorsioni: I segnalanti devono essere protetti da qualsiasi forma di svantaggio nel loro ambiente professionale.
- Obbligo di informazione: Le aziende devono informare i dipendenti sui canali di segnalazione disponibili e sulle procedure per segnalare le violazioni.
Setting up a whistleblowing channel: your options
Le aziende hanno diverse opzioni per creare un canale di segnalazione:
- Soluzione interna: Istituire un dipartimento interno o nominare persone competenti e indipendenti per svolgere questa funzione.
- Soluzione esterna: Incaricare un fornitore di servizi specializzato o un mediatore (ad esempio un avvocato).
- Soluzioni digitali: Utilizzare un sistema di segnalazione basato sul web. Indipendentemente dall'approccio scelto, è fondamentale che il canale di segnalazione operi in modo indipendente e abbia le risorse e le competenze necessarie.
Whistleblowing regulations in Switzerland
In quanto paese non appartenente all'UE, la Svizzera non è tenuta a recepire la direttiva UE sul whistleblowing. Un progetto di legge sulla “protezione dei dipendenti che segnalano irregolarità sul posto di lavoro” è stato respinto dal Parlamento svizzero nel 2020. Attualmente, quindi, non esiste un quadro giuridico nazionale che protegga i whistleblower in Svizzera. Tuttavia, il Cantone di Ginevra ha adottato una legge specifica applicabile ai dipendenti dell’amministrazione cantonale, delle autorità comunali e delle istituzioni pubbliche del cantone. Inoltre, la Corte federale dei conti svizzera gestisce un proprio canale di segnalazione. Diverse amministrazioni pubbliche hanno istituito sportelli per i reclami e alcune aziende private hanno istituito volontariamente sistemi di segnalazione interni.
Quando devono conformarsi le aziende svizzere alla direttiva UE?
La situazione è diversa per le aziende svizzere che operano anche nell’UE. Se la tua azienda ha una filiale o un'entità giuridica con sede in uno Stato membro dell'UE, in genere è tenuta a rispettare la Direttiva UE 2019/1937. Ciò include la fornitura di un canale interno conforme al GDPR. In questi casi, la conformità alla direttiva UE sul whistleblowing non è solo una buona prassi – ma un obbligo legale.
Qual è lo stato nello SEE – ad esempio in Liechtenstein?
La direttiva UE non si applica automaticamente ai paesi dello Spazio economico europeo (SEE), come il Liechtenstein. Per entrare in vigore, la direttiva deve prima essere formalmente recepita nell'accordo SEE – un processo ancora in corso. Al momento, non è stata stabilita una tempistica precisa per la sua adozione in Liechtenstein. Tuttavia, è prevedibile che la direttiva acquisisca rilevanza anche nello SEE. Le aziende con sede in Liechtenstein dovrebbero pertanto familiarizzare con i requisiti della direttiva UE e valutare se potrebbero essere soggette a future regolamentazioni. L'adozione proattiva di misure – come l’istituzione di canali interni e la formazione del personale – è già considerata una buona prassi nel settore della compliance.
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