Le processus d'offboarding est la procédure réglementée de départ des employés de l’entreprise – qu’ils démissionnent, partent à la retraite ou quittent l’entreprise pour toute autre raison.
Le processus d'offboarding est tout aussi important que l'onboarding. Une gestion de sortie professionnelle aide non seulement à faciliter la transition pour les collaborateurs restants, mais laisse également une impression positive aux employés sortants. Mais en quoi consiste-t-il exactement et à quoi faut-il impérativement penser ?
Pourquoi un processus d’offboarding bien pensé est essentiel
- Image positive de l’employeur : La dernière impression compte. Un offboarding respectueux montre que l’entreprise se soucie de ses collaborateurs même après leur départ. Cela a un effet positif sur la marque employeur et renforce le réseau pour de futures recommandations.
- Réduction des risques : L’absence de processus peut entraîner des abus de données et des incidents de sécurité – selon une étude, 29 % des entreprises ont signalé des violations de sécurité dues à des lacunes dans les étapes d’offboarding【1】.
- Le feedback comme opportunité : Les entretiens de sortie offrent des perspectives précieuses pour améliorer la culture d’entreprise.
- Réembauche possible : Un départ professionnel maintient la porte ouverte aux anciens employés, appelés « boomerang ». Cette option devient de plus en plus importante en période de pénurie de main-d'œuvre qualifiée.
Les étapes clés du processus d’offboarding
Pour que le départ se déroule de manière efficace et respectueuse, les professionnels RH doivent respecter les points suivants :
- Préparer l’entretien de sortie : Il convient de fixer un entretien dès que la démission ou le départ est connu. Celui-ci doit se dérouler avec la direction et le service RH pour garantir une communication claire. Il est essentiel d’y aborder la date de sortie, les tâches restantes, la passation avec la personne successeure ou l’équipe, ainsi que les retours personnels de la personne partante – qui peuvent être utiles pour améliorer les processus internes.
- Créer une checklist d’offboarding : Une liste permet à la personne sortante de ne rien oublier. Parmi les points essentiels figurent notamment la restitution des biens de l’entreprise (ordinateurs portables, téléphones, etc.). Côté RH, elle sert à ne pas oublier la désactivation des accès (e-mails, systèmes logiciels) et la préparation du certificat de travail.
- Clarifier les aspects administratifs : Les aspects juridiques et administratifs sont une composante centrale. En plus de délivrer le certificat de travail, il faut s’assurer que tous les droits soient réglés : congés restants, heures supplémentaires, bonus éventuels. Une communication transparente renforce la confiance et permet un départ en bons termes.
- Un départ valorisant : le dernier jour de travail d'un collaborateur ne devrait pas passer inaperçu. Un adieu au sein de l'équipe ou dans un cadre plus large témoigne de l'estime portée à la personne et laisse une bonne impression. Cela renforce l'image de marque de l'employeur et peut susciter des retours positifs de la part des anciens collaborateurs. Un cadeau d'adieu ou un message personnel peuvent compléter cette démarche.
- Transmission du savoir : Un transfert de connaissances fluide est indispensable pour garantir la continuité du travail. La personne partante doit avoir le temps de former son successeur. Une documentation écrite des tâches et processus en cours est également utile.
L’onboarding et l’offboarding comme processus intégrés
Il est important de noter que le processus de départ n'est pas isolé du processus d'intégration. Un départ bien organisé facilite souvent les débuts de son successeur. Un transfert complet et fluide des connaissances facilite la prise en main et évite considérablement les pertes d'informations. Planifier la succession à l'avance et préparer l'intégration de manière structurée permet de réduire les risques et d'augmenter la satisfaction de toutes les parties prenantes. Le processus de départ contribue ainsi directement au succès du processus d'intégration !
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