Il processo di offboarding è la separazione regolamentata dei dipendenti dall’azienda – indipendentemente dal fatto che si dimettano, vadano in pensione o lascino l’azienda.
Il processo di offboarding è importante tanto quanto quello di onboarding. Una gestione dell’uscita professionale non solo facilita la transizione per i dipendenti rimanenti, ma lascia anche un’impressione positiva a chi lascia. Ma cosa include esattamente e a cosa bisogna assolutamente prestare attenzione?
Perché un processo di offboarding ben strutturato è fondamentale
- Marchio positivo come datore di lavoro: l'ultima impressione è quella che conta. Un offboarding rispettoso comunica che l'azienda si prende cura dei propri collaboratori anche dopo la loro uscita. Ciò ha un effetto positivo sull'employer branding e rafforza la rete per future raccomandazioni.
- Riduzione dei rischi: L’assenza di processi può portare ad abusi dei dati e violazioni della sicurezza – secondo uno studio, il 29% delle aziende ha segnalato violazioni di sicurezza dovute a passaggi di offboarding inadeguati. [1]
- Il feedback come opportunità: I colloqui di uscita forniscono spunti preziosi per migliorare la cultura aziendale.
- Riapertura alla riassunzione: Un addio professionale lascia aperta la porta ai cosiddetti "boomerang", cioè ex dipendenti. Questa possibilità diventa sempre più importante in tempi di carenza di personale qualificato.
Le fasi principali del processo di offboarding
Per rendere l’uscita il più efficiente e rispettosa possibile, i professionisti delle risorse umane devono considerare quanto segue:
- Preparare il colloquio di uscita: un colloquio di offboarding dovrebbe essere fissato tempestivamente dopo la comunicazione delle dimissioni o dell'uscita. È importante condurre questo colloquio con il superiore e il reparto Risorse umane per garantire una comunicazione chiara. Durante il colloquio è possibile discutere in modo trasparente argomenti quali la data di dimissioni, l'ulteriore svolgimento del lavoro e l'eventuale passaggio di consegne al successore diretto o al team. Anche i feedback e le impressioni personali del collaboratore o della collaboratrice dovrebbero trovare spazio in questa sede, in quanto possono fornire preziose informazioni per il miglioramento dei processi interni.
- Creare una checklist di offboarding: Una lista aiuta la persona in uscita a non dimenticare nulla. Tra i punti essenziali rientrano la restituzione dei beni aziendali (laptop, telefoni, ecc.). Anche per il reparto HR la lista è utile: ricorda, ad esempio, di disattivare gli accessi (e-mail, software) e preparare la lettera di referenze.
- Chiarire gli aspetti formali: gli aspetti legali e formali sono una parte essenziale dell'offboarding. Oltre al rilascio del certificato di lavoro, il reparto Risorse Umane dovrebbe assicurarsi che tutti i diritti siano stati chiariti e che siano state risolte tutte le questioni in sospeso, come le ferie residue, gli straordinari o i bonus. Una comunicazione trasparente su questi punti crea fiducia e garantisce un addio che rimarrà un ricordo positivo.
- Addio con gratitudine: l'ultimo giorno di lavoro di un collaboratore non dovrebbe passare inosservato. Un addio con il team o in una cerchia più ampia dimostra apprezzamento e lascia una buona impressione. Ciò rafforza l'employer branding e può portare a feedback positivi da parte degli ex collaboratori. Un regalo di addio o un messaggio personale possono completare il tutto.
- Trasferimento delle conoscenze: Un passaggio di consegne senza intoppi è essenziale per garantire continuità. Il dipendente uscente dovrebbe avere il tempo di affiancare la persona subentrante. Anche una documentazione scritta delle attività e dei processi può essere utile.
Offboarding e onboarding come processi integrati
È importante sottolineare che il processo di offboarding non è separato dal processo di onboarding. Un addio ben organizzato spesso facilita l'inizio positivo del successore. Un trasferimento completo e fluido delle conoscenze facilita l'inserimento ed evita perdite di informazioni. Pianificare per tempo la successione e preparare l'onboarding in modo strutturato riduce i rischi e aumenta la soddisfazione di tutte le parti coinvolte. In questo modo, il processo di offboarding contribuisce direttamente al successo del processo di onboarding.
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